Transmettre et expliquer les enjeux, les codes et comportements professionnels aux nouveaux talents pour faciliter leur intégration et leur engagement dans l’entreprise
Quelle entreprise n’a pas été confrontée dès l’arrivée de jeunes fraîchement embauchés, de stagiaires ou d’apprentis, à des comportements décalés, inappropriés, inadaptés à son mode de fonctionnement ou à sa culture ? Même si ces phénomènes ne sont que ponctuels et peu impactant dans certaines entreprises, dans d’autres, ils peuvent se révéler particulièrement fréquents, énergivores, chronophages et déstabilisants pour les managers et leurs équipes.
Un sujet préoccupant pour les dirigeants, qui leur coûte très cher
Les problématiques comportementales qu’on observe dès l’arrivée du jeune dans l’entreprise ne sont pas des caractéristiques stigmatisantes d’une génération décalée. Il s’agit bien d’un phénomène transversal et intemporel quel que soit le secteur d’activité, le niveau d’études et le type de société. Un comportement professionnel et une bonne compréhension de l’entreprise s’acquièrent avec le temps, ne sont pas innés. Et si le degré de maturité du jeune peut impacter son attitude professionnelle et sa bonne compréhension de l’entreprise ; un niveau d’étude élevé ne les garantie en aucun cas.
Des problématiques qui ont de quoi préoccuper les entreprises : en effet, les répercussions peuvent être nombreuses et fortement négatives sur son organisation interne, sa productivité, son image en externe avec des conséquences business parfois lourdes. Un jeune dont le comportement est inadapté et pas assez professionnel peut devenir un véritable " poids " au quotidien pour son équipe. Il agace, fait perdre du temps, de l’énergie et de l’argent. Les managers et les collaborateurs pourront s’épuiser à faire de la pédagogie et à rattraper les erreurs de comportements alors qu’ils ont au contraire besoin d’avancer et d’avoir des collaborateurs positifs, opérationnels, responsables et autonomes qui apportent de la valeur ajoutée et des résultats.
La deuxième difficulté qui préoccupe les dirigeants, c’est l’impact de ces questions sur l’engagement et la fidélisation du jeune. 20% des périodes d’essai ne sont pas validées et les chiffres sont quasiment similaires en ce qui concerne les contrats d’apprentissage.
Le " zapping ", les départs trop rapides de jeunes déçus, et les ruptures de périodes d’essai ou de contrats, c’est tout ce que l’entreprise redoute. Non seulement les coûts engagés dans la marque employeur, le recrutement, l’intégration et la formation du jeune n’auront servi à rien dans ce cas, mais en plus l’entreprise doit recommencer tout le processus à zéro : communication RH, recrutement, intégration, formation, le temps des collègues et managers, la non-productivité immédiate du nouvel arrivant…A tout cela, il ne faut pas oublier les coûts parallèles et les dommages collatéraux. Pendant tout ce temps l’équipe se retrouve à devoir assurer en plus de son travail les tâches de ce poste à pourvoir. En surcharge de travail, elle devra absorber le manque d’effectif. Ça joue sur le moral, on est débordé, on en veut à la direction. Ces problématiques ont des conséquences humaines qui ajoutent du stress aux managers. C’est une source de conflits en interne qui impactera donc également la qualité de vie au travail. L’enjeu est donc de taille.
Et lorsqu’on questionne les managers sur les raisons des ruptures de périodes d’essai et d’apprentissage, la réponse est unanime : ils évoquent systématiquement les problèmes de comportement ou de mauvaise compréhension de l’entreprise : " ils n’ont pas compris les enjeux ", " ils n’ont pas compris où ils étaient " et finalement très peu des lacunes en termes de compétences ou de connaissances.
Un besoin d’informations et d’explications
Il apparaît clairement que les jeunes embauchés quel que soit leur niveau d’études (du CAP aux plus grandes écoles), manquent d’informations et surtout d’explications sur les modes de fonctionnement de l’entreprise, ses codes, ainsi que sur les attitudes professionnelles attendues et ont besoin d’en comprendre le sens. Et ça, ils ne peuvent pas le trouver sur le net !
L’idéal serait que les jeunes soient déjà sensibilisés à ces questions pendant leurs études. Or aujourd’hui, les écoles et universités ne préparent pas ou très peu les étudiants à cet apprentissage un peu particulier. Ces questions sont difficilement abordées par les écoles qui ne savent pas forcément comment aborder le sujet, qui manquent d’outils pédagogiques ou qui ne se sentent pas directement concernées par ces questions. La compréhension des enjeux de l’entreprise, de ses codes et des comportements professionnels attendus ne sont pas des savoirs qui s’apprennent de manière concrète, se comprennent et s’assimilent actuellement sur les bancs de l’école. Ces notions s’acquièrent plus ou moins rapidement selon les individus et les entreprises, " sur le tas " et au fur et à mesure, dans le temps.
Pourtant faciliter l’assimilation de ces notions primordiales et déterminantes permettrait de " booster " l’intégration des jeunes dans leur entreprise.
Aujourd’hui de plus en plus de dirigeants et managers travaillent à comprendre les nouveaux modes de fonctionnement des générations Y et Z et à s’y adapter pour pouvoir davantage les attirer et les fidéliser. Le sujet de l’intégration et la fidélisation des millenials est un sujet qui a le vent en poupe. Les entreprises se mobilisent pour accueillir au mieux les jeunes talents, anticiper leur intégration et s’adapter à leur manière de travailler, de vivre et de communiquer. Mais la réussite de l’intégration professionnelle des jeunes implique une co-responsabilité de la part de l’entreprise mais aussi du jeune embauché et une compréhension mutuelle.
La question se pose alors : Qui va aider ces jeunes à s’adapter à ce monde nouveau ? Comment les amener à comprendre réellement l’entreprise, sa culture, ses modes de fonctionnement, ses codes, ses attentes ? Comment aussi les amener à comprendre et s’approprier une véritable attitude de professionnels, quels que soient les métiers et quelles que soient les circonstances ? Qui va leur apporter ces informations, quelles informations et comment les transmettre et les expliquer ?
L’étude
J’ai choisi d’aller " sur le terrain ", dans le quotidien des entreprises, à la rencontre des professionnels pour observer et interroger, analyser et comprendre en profondeur les éléments qui pouvaient impacter de manière positive ou négative l’intégration de leurs jeunes collaborateurs.
J’ai donc réalisé pendant deux ans (Juin 2015-17) une étude nationale auprès de dirigeants, managers et acteurs RH sur le recrutement et l’intégration des jeunes, à travers le récit de leurs comportements observés dans leur société. Plus de cent-cinquante interviews de professionnels interrogés dans leur entreprise (toutes tailles, profils et tous secteurs d’activité confondus) qui ont témoigné de leur quotidien avec les jeunes recrues et ont partagé leurs attentes par le biais d’entretiens semi-directifs enregistrés. Il s’agissait de comprendre :
Comment des jeunes de la génération Y et Z, soi-disant décalée, " sortent si bien du lot " et arrivent par leur comportement à s’intégrer de manière exemplaire ? Qu’ont-ils compris ou assimilé plus vite que les autres ?
Pourquoi certaines entreprises ont-elles si peu de problèmes de comportement et d’intégration de leurs jeunes recrues ? Qu’ont-elles compris de plus, qu’ont-elles mis en place pour anticiper ces problématiques ?
Ces interviews ont été retranscrites et analysées pour permettre aux écoles et aux entreprises de travailler ces sujets avec les jeunes.
Quelques enseignements et pistes d’actions
L’intégration réussie implique une relation donnant-donnant entre le jeune et l’entreprise pour arriver à une relation gagnant-gagnant.
Cela signifie que l’un et l’autre doivent simultanément engager des choix, une compréhension réciproque, des actions et une implication forte pour arriver à une collaboration efficace, constructive et durable. Le jeune est co-responsable et acteur de la réussite de son intégration et est impliqué avec la même intensité que l’entreprise.
Mais encore faut-il qu’il sache quelle route prendre ? Les écoles puis les entreprises ont donc un rôle d’information et de pédagogie à développer pour booster l’employabilité de ces jeunes en favorisant l’information et la compréhension des enjeux, des codes et des attitudes professionnelles attendues.
L’étude a permis d’identifier des attitudes professionnelles incontournables, universelles et intemporelles qui impactent fortement la rapidité, la qualité et la réussite de l’intégration des nouveaux collaborateurs ainsi que la performance individuelle et collective. On peut donc agir et mettre en place des actions permettant de les favoriser.
Une décision et un engagement stratégique des dirigeants
Cet engagement des entreprises dans la transmission de ces codes et comportements professionnels doit s’inscrire dans un plan d’action plus global qui relève d’une décision stratégique des dirigeants. Cela sous-entend une certaine remise en question managériale et organisationnelle, une réflexion et un travail poussé sur l’engagement et la fidélisation de ses nouvelles ressources.
Cette vision plus large du processus amenant à la réussite de l’intégration du jeune implique de la part de l’entreprise un travail précis et pointu de sa culture identitaire mais aussi d’une marque employeur ainsi que d’un recrutement transparent et adapté aux modes de fonctionnement de ces nouvelles générations. D’autre part, la réflexion, la préparation et la mise en place d’un processus d’onboarding précis et personnalisé qui implique et mobilise les managers mais aussi les collaborateurs est indiscutablement un élément déterminant de la réussite de l’intégration. Enfin, l’accompagnement et le suivi personnalisé des jeunes talents sont bien évidemment nécessaires.
Le degré d ’anticipation et la qualité de la préparation du recrutement et de l’intégration ainsi que la compréhension des modes de fonctionnement de ces générations impactent inévitablement la réussite de l’intégration. Un investissement de temps et de moyens qui peuvent paraître dérisoires au vu des bénéfices obtenus en termes d’implication et de performances observés des nouvelles recrues.
La question est ensuite de savoir comment favoriser l’implication en parallèle du jeune embauché ; l’aider à choisir et comprendre son entreprise, ses enjeux et à adhérer à ses codes professionnels et à une vision commune. C’est tout cela qui impactera ses comportements professionnels et une intégration positive, qualitative et durable.
Impliquer le jeune dans la réussite de son intégration
L’entreprise a les moyens dans un premier temps d’aider le jeune à devenir co-acteur et co-responsable de son recrutement. Pour cela, elle peut transmettre et communiquer les informations et les explications permettant de favoriser son orientation et son choix d’entreprise, de métier et même de manager ou d’équipe. Le travail de sa culture identitaire, de sa pratique effective et le travail de la marque employeur sont donc déterminants à condition que les messages délivrés soient authentiques. Les moyens de communications utilisés ont leur importance et donnent déjà des indications sur leur société : degré de proximité, d’accessibilité et de transparence des managers et des équipes, l’utilisation à bon escient des réseaux sociaux, des outils-vidéo... La valorisation des expériences clients, candidats et collaborateurs sont autant de sujets à ne pas négliger car ils influeront sur le choix et le matching.
Chaque société peut ainsi mettre tout un processus en œuvre pour aider le futur collaborateur à bien la choisir afin qu’il soit réellement à sa place et pour de vraies bonnes raisons. Sa motivation qui en découle, impactera ensuite grandement son implication, son comportement, sa conscience professionnelle, la qualité de son travail tout comme son potentiel de progression.
L’entreprise peut aussi permettre au jeune embauché de s’impliquer davantage dans la réussite de son intégration. Pour que le jeune puisse réellement prendre en main son intégration, on doit lui apporter des informations qu’il ne peut pas forcément trouver par lui-même. Informer et surtout expliquer : le contexte, sa place, sa contribution, son utilité, l’impact de ses actions. Le former à la conscience de ses responsabilités sur un grand nombre de sujets du quotidien lui permettra de donner du sens et par conséquent de le responsabiliser. Et la responsabilisation doublée de la compétence amène à la confiance et donc à l’autonomie. On arrive alors à un rapport gagnant-gagnant.
- Si je comprends réellement l’histoire de mon entreprise, le contexte dans lequel je travaille,
- Si je comprends ses règles et ses codes,
- Si je comprends ce qui l’a amené à mettre en place ces process, ces modes de fonctionnements,
- Si je comprends le travail de mes collègues, le rôle des autres métiers et services et les interactions avec le mien,
- Si je comprends la vision de ma société,
- Si je comprends les enjeux business,
- Si je comprends l’importance de ma place et mon utilité,
- Si je comprends l’impact de chacune de mes actions sur moi, sur l’équipe, sur l’entreprise, sur le client tant sur le plan de l’image que du business,
…alors je donne du sens à mon travail, j’ai une vision globale et collective de mon travail, mon comportement est responsable, ma " conscience professionnelle " est formée. On me fait confiance et je peux agir en toute sérénité pour l’entreprise, je gagne en performance et en autonomie. Je suis réellement " acteur " de mon intégration.
Il s’agit donc pour d’expliquer le contexte et les enjeux mais aussi d’anticiper en évoquant avec le jeune un certain nombre de scenarii possibles. Expliquer avec précision pourquoi c’est important d’agir de cette façon ; favoriser une projection : qu’est-ce qu’il se passe si on se comporte de telle ou telle façon ? Quelles seront les conséquences sur la performance de l’équipe, sur la réputation de l’entreprise etc..?
Voici quelques témoignages concrets qui illustrent certains sujets qui peuvent être anticipés :
" La rédaction de mail client en mode texto ou avec des fautes d’orthographe : un bon moyen de décrédibiliser la boite ! "
" J’ai vu des filles avec le pantalon qui tombaient et on voyait le string. Il ne faut pas se tromper d’adresse ! "
" Le gars, il a pris l’habitude d’arriver à 10h30 tous les matins. Oui, il bosse bien, mais il est décalé avec tout le monde ! "
" C’est super stylé ! c’est trop chelou ! : toute la communication dans le travail va être sur ce type de vocabulaire. En backoffice ça nuit à son image c’est tout, mais dès qu’on est en face du client, ce n’est plus envisageable. Il représente la société ",
" On a eu un jeune qui était extrêmement perfectionniste, son travail était parfait, le client était vraiment satisfait mais moi, ça me posait un sacré problème : il prenait deux fois plus de temps que les autres et du coup, les chantiers suivants étaient retardés "
" Quand tu conduis la camionnette au nom de l’entreprise et qu’elle est vraiment sale, ce n’est déjà pas valorisant pour la boite mais si en plus tu te mets à griller un feu rouge alors là, c’est l’image de la boite que tu grilles "
On remarque que les jeunes qui ont été sensibilisés par leurs managers ou leur tuteur dès leur arrivée et avec précision à ces questions ont des caractéristiques comportementales qui leur permettent de se démarquer : un sens développé de la rigueur, du respect des engagements et des règles, une vision plus " collective " de leur travail. Ils ont davantage intégré leur rôle d’ambassadeur et sont garants de l’image de l’entreprise en externe quel que soit leur métier et le profil de leur société.
Les entreprises ont tout intérêt à investir un peu de temps et de moyens pour fédérer autour d’une vision commune et donner du sens à toutes ces petites actions du quotidien : les bénéfices en termes de bien-être et de performance du jeune et de son équipe s’en trouvent inévitablement impactés et l’intégration boostée.
Favoriser l’attitude d’apprenant
La façon d’apprendre des étudiants est bien différente de celle attendue dans le monde professionnel. Il existe une incompréhension sur ces questions tout simplement par ce qu’elles ne sont pas clairement exposées et expliquées dès l’arrivée du nouveau collaborateur.
Les entreprises ont clairement un rôle à jouer pour valoriser cette attitude d’apprenant. L’exemplarité du management et de l’équipe est nécessaire pour favoriser la compréhension et l’appropriation de ce comportement indispensable à une bonne intégration. Les managers leurs collaborateurs peuvent accompagner ces jeunes vers ce nouveau mode d’apprentissage en leur expliquant clairement en quoi il est différent de celui qu’ils connaissent et comment se l’approprier.
En effet, l’apprentissage en entreprise est permanent ; l’entreprise pour évoluer a besoin de collaborateurs qui eux-même évoluent continuellement. Apprendre est donc une attitude indispensable non seulement pour bien s’intégrer mais pour " durer " dans l’entreprise. En ce sens, les collaborateurs et managers doivent faire figure d’exemple. Le mode d’apprentissage est également actif et même idéalement proactif. Il est aussi simultané : ce que l’on apprend est applicable immédiatement. L’apprentissage doit alors être qualitatif : Apprendre mal ou de manière superficielle n’aboutit plus à une mauvaise note mais aura certainement des répercussions organisationnelles et économiques indéniables. L’apprentissage en entreprise est par ailleurs collaboratif : on n’apprend pas seulement pour soi et sa propre progression mais également pour celle du groupe.
" Apprendre en entreprise " est donc bien différent d’" apprendre à l’école ". C’est loin d’être une évidence et cela nécessite des explications et un accompagnement. Des actions concrètes peuvent être mises en place pour favoriser dès l’arrivée du jeune, une grande curiosité, des capacités d’écoute et d’observation, un partage des apprentissages mais également pour développer la capacité de résilience et de remise en question dans le but d’une progression individuelle et collective.
Des attitudes professionnelles liées à une vision collective et un but commun
On constate que toutes les attitudes professionnelles nécessaires à une bonne intégration ont finalement un dénominateur commun : la vision collective de son travail. Les entreprises ont donc la mission pendant l’intégration de favoriser le passage de la vision d’un travail dont la finalité est uniquement personnelle en école, à celle d’un travail dont la finalité est alors double en entreprise puis qu’elle devient aussi nécessairement collective. On oriente vers le bien commun en plus du bien personnel. C’est pour cette raison que la compréhension de l’histoire, la culture de l’entreprise et de sa vision est un prérequis évident pour pouvoir donner du sens à son travail.
L’assimilation des comportements professionnels " clés " s’effectue alors sous trois conditions. Premièrement le sens : expliquer en quoi c’est important, quel est l’impact, quels sont les conséquences des actes posés. Deuxièmement la cohérence via l’exemplarité des managers et des collègues et troisièmement la disponibilité et la communication à travers notamment la mise en place d’une culture du feed-back réciproque.
Le comportement général positif est par exemple l’attitude professionnelle la plus plébiscitée par les managers pour une jeune recrue : être sympathique, prendre le temps de connaitre et s’intéresser aux autres, de se nourrir de leurs qualités, leurs compétences, leurs expériences, s’entraider, créer des liens, rechercher un esprit positif et constructif au profit du groupe, détecter et valoriser ses spécificités et la valeur ajoutée de chacun pour les mettre au service du bien commun. Tous ces comportements expliqués de manière très concrète dans le quotidien avec des exemples et des projections donnent du sens mais ils doivent pour être compris et assimilés, être simultanément mis en pratique et visibles au sein de l’équipe (cohérence et exemplarité). Tout cela nécessite une vraie réflexion et remise en question managériale suivi de temps dédiés permettant d’informer et expliquer concrètement ces attitudes et de mettre en place des suivis et réajustements réciproques permanents.
Toutes ces actions de transmission et de pédagogie ne doivent pas reposer uniquement sur les épaules des managers directs et alourdir leur charge déjà très lourde. L’idée est vraiment d’impliquer les collaborateurs dans la réflexion, l’accueil, l’apprentissage, l’expérimentation, l’accompagnement et le suivi du nouvel arrivant.
L’intégration, c’est l’affaire de tous. Utiliser le collectif pour transmettre une vision collective, finalement, c’est cohérent !
Cécile de Galzain
Consultante indépendante au sein de sa structure " faire-face ", Cécile de Galzain est spécialisée dans l’intégration professionnelle des jeunes. Elle conseille et accompagne les entreprises dans l’amélioration de l’intégration de leurs jeunes talents et travaille particulièrement la transmission des codes et comportements professionnels. Elle forme des " référents intégration ", véritables relais et spécialistes de l’intégration en interne, garants de la transmission de l’histoire, la culture et les codes de leur entreprise. Elle accompagne et conseille également les écoles dans l’amélioration de leurs parcours carrière pour permettre aux étudiants de mieux se préparer au monde professionnel.
