LMS : fonctions et grandes tendances

Les « Learning Management System » (LMS) ont une fonction historique de diffusion de contenus de formation. Ces progiciels ont considérablement évolué et proposent actuellement des fonctionnalités indispensables à une stratégie RH. Les LMS peuvent donc être aisément intégrés à un SIRH. En m’appuyant sur mon expérience de Directeur Technique d’E-learning Touch’, je vous propose un petit tour d’horizon de ce qu’est un LMS et des évolutions actuelles de ces systèmes.

Les piliers fonctionnels d’un LMS

Systèmes d’abord dédiés à la formation, les LMS se doivent de proposer a minima cinq piliers fonctionnels.

• Diffuser des contenus pédagogiques : rendre ces contenus accessibles, de partout, tout le temps, par des moyens techniques standardisés et disponibles pour le plus grand nombre et notamment le public visé.
• Organiser les contenus pédagogiques : rendre attractifs les contenus et les organiser pour répondre à la stratégie pédagogique imaginée par les concepteurs de la formation. Un LMS peut donc proposer aux apprenants des parcours de formation variés.
• Inscrire les apprenants : fournir à chaque apprenant un accès sécurisé et individualisé aux contenus. Cette attribution pourra se faire selon plusieurs critères : spécificités du profil de l’utilisateur, référentiels de compétences à acquérir, par exemple. D’autres types d’utilisateurs seront aussi créés, allant de l’administrateur du système aux formateurs (experts du contenus), en passant par les « managers » (chargés du suivi de des progressions des apprenants).
• Évaluer : durant une formation, les apprenants devront être évalués, soit pour se positionner, soit pour obtenir une certification. Un LMS propose des outils d’évaluation et de mesure des résultats individuels.
• Suivre les progressions : un des grands enjeux, pour les gestionnaires de la formation au sein des organisations, est de disposer d’informations détaillées ou consolidées sur les activités des apprenants dans leurs parcours de formation. Un LMS se doit de proposer des statistiques, pouvant être exportables ou être intégrées dans des tableaux de bord.

Les grandes tendances actuelles en matière de LMS

Chez E-learning Touch’, en analysant les demandes de nos clients et les cahiers des charges récemment traités, nous avons repéré quelques tendances de fond qui façonnent les LMS actuels ou qui vont façonner, à courts et moyens termes, le futur des LMS.

Au niveau pédagogique

Une des difficultés de la formation à distance est de maintenir l’attention et la motivation des apprenants, afin qu’ils progressent jusqu’à la fin de leur parcours. Pour cela, trois leviers.

1. Proposer des contenus attractifs et interactifs : nous savons fabriquer des contenus scénarisés, médiatisés et très interactifs. De tels contenus sont parfois difficiles à produire directement dans un LMS. Ils sont alors produits dans des outils tiers (« Auteur » ou encore de « Rapid Learning »). Dans tous les cas, ces modules de formation communiqueront avec le LMS, selon des standards techniques établis (SCORM, xAPI). Outre ces contenus plus riches, le recours à un outil de production externe garantit la pérennité du patrimoine formation en cas de changement de LMS.
2. Proposer des affichages de la progression : à chacun des niveaux (parcours de formation, module, activité), l’apprenant doit être informé de sa progression. Cela lui permet de se repérer dans un parcours qui peut être long et de le motiver en lui indiquant le chemin parcouru et le chemin restant à parcourir. Pour cela les LMS proposent différents outils : barre de progression, indications visuelles d’achèvement d’activités, affichage de pourcentages d’achèvement,…
3. Proposer des dispositifs de ludification : sans tomber dans l’excès que cette pratique peut aussi engendrer, il est intéressant de pouvoir symboliser l’atteinte d’objectifs (par l’obtention de badges jalonnant le parcours, par exemple) ou d’exploiter le levier de la récompense (obtention de « points » qui donnent accès à des cadeaux de différentes natures). La mise en œuvre ce type de dispositifs doit être réfléchie en fonction du public visé par la formation.

Au niveau du reporting

Bien que toutes les actions des apprenants soient tracées dans les LMS, ces derniers ne sont pas toujours personnalisables et il est parfois difficile de disposer des informations recherchées sur un seul document à destination des acteurs pédagogiques, administratifs ou financiers de la formation.

Pour pallier cette relative pauvreté des LMS, de nouveaux standards (xAPI, notamment) et de nouveaux systèmes entrent actuellement en scène.

L’objectif de ces nouveaux systèmes est de proposer :

• une analyse riche des données tracées pas le LMS, de croiser les données,
• une restitution de cette analyse dans des tableaux consolidés ou des graphiques,
• un affichage des résultats, en fonction du rôle de l’utilisateur, au sein même du LMS.

Il est techniquement possible aujourd’hui de faire communiquer ses systèmes d’analyse des données avec les LMS, afin que cela soit transparent pour les utilisateurs du LMS.

Au niveau de leur intégration dans leur environnement

Actuellement, une des demandes récurrentes est de faire du LMS une brique connectée aux autres briques existantes du Système d’Information (SI) de l’organisation ou, encore plus précisément, à son Système d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH).

Ce chantier, très technique, est aujourd’hui en pleine effervescence. La multiplicité des informations à collecter et à restituer par le LMS, la variété des systèmes existants, rendent la tâche difficile, encore inachevée et les besoins ne sont toujours pas complètement décrits.

Ceci étant, des grandes tendances émergent, qui seront certainement des fonctionnalités incontournables pour les futurs LMS. Certaines y sont déjà intégrées.

• Récupération des données utilisateurs dans un annuaire centralisé pour, non seulement autoriser les accès aux LMS, mais aussi pour automatiser l’inscription de chacun aux parcours pédagogiques qui le concernent.
• Authentification unique (SSO) pour éviter les saisies multiples d’identifiant et de mot de passe, tout en préservant un bon niveau de sécurité.
• Communication vers le SI et/ou le SIRH, d’informations sur le déroulé de la formation des apprenants : niveau de progression, résultats, temps passés, compétences acquises,…

En conclusion de ce petit tour d’horizon, nous pouvons retenir trois choses :

• les LMS sont aujourd’hui complètement adultes pour leur fonctionnalités socles : diffuser, organiser des parcours de formations, y inscrire et évaluer les apprenants,
• les LMS doivent être ouverts pour intégrer les apports d’outils spécialisés dans la production de contenus enrichis, dans la motivation des apprenants et dans le reporting,
• le LMS du futur sera connecté et communiquera avec les autres systèmes de son environnement.