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Le projet du nouveau portail Harmonie lancé en octobre 2019 s’inscrit pleinement dans le programme Action Publique 2022 (initié par le Gouvernement le 13 octobre 2017 pour accélérer la transformation de l’administration).
En offrant un environnement de travail modernisé à chaque agent du Ministère de la Justice (94 000 agents), celui-ci devient acteur de sa gestion RH.
Le ministère de la Justice est pionnier en matière de dématérialisation du dossier agent et apporte un maximum de services au travers d’un portail unique, le portail Harmonie.
Par le passé, l’agent ne disposait que de peu de services en ligne (dématérialisation des demandes de mobilité ou de gestion des absences) et lorsqu’ils existaient, n’offraient que peu d’interactivité avec les gestionnaires RH.
Désormais, l’agent consulte, complète, envoie des pièces justificatives, fait des demandes (changement d’adresse, de RIB…), accède à des services interministériels … en quelques clics. Accessible à distance grâce à une connexion sécurisée, l’agent peut se connecter sur le portail Harmonie lorsqu’il est en télétravail.
Les fonctionnalités phares lancées en octobre 2019 ont été mises en service auprès de 6 000 agents du Ministère dans un premier temps. Elles concernaient les demandes RH en ligne, la dématérialisation du dossier individuel agent RH et comptable et la signature des actes de gestion
Concernant la demande RH en ligne, l’agent peut déclarer un changement de situation directement depuis le portail. Son gestionnaire est informé de la demande de validation le cas échéant. Cette nouvelle fonctionnalité a pour objectif de donner une autonomie plus importante aux agents dans la gestion de leurs données de proximité. Cette évolution concerne les données individuelles : l’agent peut ainsi déclarer un changement de situation familiale, d’adresse, de numéro de téléphone ou encore de coordonnées bancaires.
Le dossier individuel agent RH est, quant à lui, géré de façon dématérialisée par le gestionnaire et est accessible en consultation par l’agent. Les demandes RH et les décisions sont visibles sur les espaces agent, gestionnaire RH et valideur : leur état d’avancement est consultable via un onglet dédié.
Concernant l’aspect paye, le dossier de l’agent et les pièces justificatives afférentes sont dématérialisées et accessibles aux gestionnaires financiers et à la direction générale des finances publiques (DGFIP) via le portail Harmonie. Le Dossier individuel comptable (DIADem) de l’agent permet d’accéder rapidement les pièces comptables dématérialisées, de supprimer les tâches de manipulation et d’impression ou encore de réduire la manipulation des dossiers papiers. DIADem permet une visualisation synthétique du dossier agent.
La dématérialisation du circuit de validation des décisions a pour vocation, de dispenser de signature manuscrite toutes les décisions administratives relatives à la gestion de carrière des agents. La validation des actes de gestion est dématérialisée grâce à la signature applicative. Tout au long du processus de validation, le gestionnaire RH est informé sur l’état d’avancement de sa décision (validation, avis favorable, défavorable, signature…). Une fois la décision signée, tous les acteurs du circuit de validation reçoivent une notification électronique de l’acte de gestion.
Les fonctionnalités du nouveau portail Harmonie expérimentées en premier lieu auprès de sites “pilotes” ont donné entière satisfaction et les nouveaux services ont été jugés utiles, ergonomiques et efficaces.
Au-delà de l’innovation technologique (nouveaux standards, nouvelles versions de logiciels, signature applicative des actes administratifs…), la véritable innovation a consisté à aller chercher du côté de la démarche de conception et de la révolution des usages que le nouveau portail apporte. Le facteur clé de succès du projet, véritable fil conducteur et raison d’être du projet, a été de placer l’agent et le gestionnaire RH au cœur du SIRH en travaillant avec eux les fonctionnalités et l’ergonomie.
Plus rapide, plus simple, plus écologique, l’agent et le gestionnaire RH ont tout à gagner à opter pour une gestion RH 100% dématérialisée !
Séverine BLANCHARD, Adjointe à la cheffe de projet modernisation SIRH-PAYE, évoque la démarche que l’équipe projet a adoptée pour accompagner les utilisateurs (agents et gestionnaires RH) lors de la mise en place de la dématérialisation :
“L’année 2019 a été une année charnière en matière de dématérialisation RH au sein du Ministère de la Justice. Au préalable d’un déploiement à grande échelle prévu en septembre 2020, les fonctionnalités du portail Harmonie ont été testées par des sites pilotes (6 000 agents). Avec le recul, le passage par une telle phase d’expérimentation s’est avéré indispensable. D’une part, parce qu’il aurait été impensable de déployer les solutions de dématérialisation auprès de tous les agents du Ministère sans les tester concrètement. Or sur un projet d’une telle envergure, il est absolument nécessaire de pouvoir dès le départ présenter un projet solide et adaptés aux besoins des utilisateurs. Il y avait donc à l’origine des fortes attentes de la part des gestionnaires. L’enjeu de ce déploiement était de leur démontrer qu’ils allaient, grâce à la dématérialisation des processus RH, gagner en efficacité, en organisation et en modernité Pour ce faire, Il était primordial d’associer les gestionnaires et les agents à l’ensemble de ce processus de changement. Des retours d’expériences axés autour de thématiques transverses (l’utilisation et la performance des fonctionnalités, la communication mise en place, les formations dispensées) ont permis de faire remonter les problématiques concrètes des utilisateurs."
La mise en œuvre de ce projet a nécessité un investissement important en matière de conduite du changement. Il était déterminant de comprendre précisément les attentes des utilisateurs pour co-construire avec eux des solutions adaptées. L’enjeu du projet a ensuite consisté à les accompagner tout au long de l’expérimentation par le biais de formation de qualité, de communication récurrente et enfin d’une assistance utilisateur réactive. En jouant le jeu de la dématérialisation, les gestionnaires et les agents ont pris conscience que leurs conditions de travail n’en étaient que meilleures et optimisées. Place maintenant au déploiement à grande échelle auprès des 94 000 agents du Ministère de la Justice !”
